Nya regler ska få myndigheter att dela lokaler – så ska statens lokalkostnader minska

Staten uppskattas lägga mellan 10 och 15 miljarder kronor om året på kontorslokaler. Samtidigt står kontoren tomma ungefär halva tiden. Nu skärper regeringen reglerna: från den 1 september 2026 ska varje myndighet pröva om den kan dela lokaler med andra myndigheter när den planerar sin lokalförsörjning. Det är en linje vi på Vakansa känner väl igen.

Vad har regeringen beslutat?

Den 18 juni 2026 meddelade regeringen att den beslutat om ändringar i förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning. Ändringarna bygger på en promemoria från Finansdepartementet (Fi2025/02168) och träder i kraft den 1 september 2026.

Kärnan i de nya reglerna är enkel: varje myndighet ska planera för att anskaffa och använda lokaler på ett sätt som är både effektivt och ändamålsenligt. Enligt regeringen ska myndigheter dessutom alltid undersöka om de kan dela lokaler eller lösningar med andra myndigheter. Det gäller framför allt små myndigheter och myndigheter med mindre lokalkontor, som särskilt ska pröva om de kan samlokalisera med andra.

Civilminister Erik Slottner motiverar beslutet med att staten ska hantera skattepengar ansvarsfullt – och att behovet av lokaler rimligen borde minska när fler arbetar digitalt och på distans. Genom att planera bättre och dela lokaler kan mer av pengarna läggas på kärnverksamheten i stället för på tomma kvadratmeter.

Halvtomma kontor – och miljarder i potential

Reformen vilar tungt på Riksrevisionens granskning Kostsam kvadratjakt (RiR 2025:17). Där uppskattas statens samlade kontorskostnader till mellan 10 och 15 miljarder kronor år 2023, och slutsatsen är att både användningen och anskaffningen kan bli betydligt effektivare.

Den mest talande siffran i granskningen handlar inte om pengar utan om tomrum. Riksrevisionen konstaterar att beläggningsgraden på myndigheternas kontor i genomsnitt ligger på 40–60 procent. Kontoren står alltså i praktiken oanvända ungefär halva tiden – trots att hyran löper på varje dag.

Riksrevisionen pekar ut två huvudsakliga besparingsmöjligheter:

Mindre yta per anställd. Myndigheterna i granskningens urval använde i genomsnitt 22 kvadratmeter per anställd år 2023, ned från 28 kvadratmeter år 2014. Anpassningen går alltså långsamt, och från en hög nivå. Om samma myndigheter kom ner till 15 kvadratmeter per anställd skulle kostnaderna kunna sjunka med omkring en miljard kronor – varav merparten, cirka 830 miljoner, hos de stora kontorsmyndigheterna. Som jämförelse konstaterade en tidigare statlig utredning att 15 kvadratmeter är ett högst rimligt mål, att 20 kvadratmeter är möjligt även i äldre kontorsfastigheter, och att man i nybyggda lokaler anpassade för verksamheten kan komma ned mot tio (SOU 2011:31).

Mindre centrala lägen. Hyran per kvadratmeter stiger snabbt ju närmare Stockholms centralstation man kommer. Riksrevisionen bedömer att staten skulle kunna spara ungefär 200 miljoner kronor per år genom lokalisering från centrala delar av Stockholm till förorter.

Sammantaget uppskattar Riksrevisionen besparingspotentialen för hela staten till 2,5–4 miljarder kronor årligen – omkring en fjärdedel av kontorskostnaderna. Det är värt att notera två saker. Dels att Finansdepartementet påpekar att siffran är högt räknad, eftersom den inte tar hänsyn till kostnaderna för de anpassningar och flyttar som krävs på vägen. Dels att det framför allt är ytan, inte läget, som driver potentialen: kontoren innanför tullarna i Stockholm utgör bara 6 procent av den totala kontorsarean i granskningens urval.

Samverkan och samlokalisering ska prövas

Det mest intressanta med reformen är inte spartabellen – det är att delningsfrågan blir något myndigheterna måste ta ställning till, i stället för något de kan förbise.

En bestämmelse om att myndigheter skulle söka samverkan kring lokaler fanns faktiskt i förordningen fram till 1997, då den togs bort med motiveringen att den skapade onödig administration. Nu återinförs den i ny form. Myndigheter ska pröva om de genom att samverka med andra kan minska statens kostnader eller uppnå andra fördelar – genom att använda gemensamma ytor, samordna investeringar och göra gemensamma inköp.

Viktigt att vara tydlig med: kravet är att pröva möjligheten, inte att dela till varje pris. Myndigheten ska göra en helhetsbedömning där också arbetsmiljö, säkerhetskrav, sekretess och möjligheten att rekrytera och behålla kompetens vägs in. Regeringen är uttrycklig med att ledningen inte ska genomföra en lokaleffektivisering om nackdelarna väger tyngre än besparingen.

I den promemoria som ligger till grund för beslutet föreslås också ett förtydligande av att en myndighet får hyra lokaler för att i sin tur hyra ut dem i andra hand till en annan myndighet – att agera så kallad värdmyndighet. Riksrevisionen konstaterade nämligen att det rått osäkerhet kring om detta ens är tillåtet, vilket i praktiken bromsat lokaldelning mellan myndigheter. Det är precis den mekanik som får delade lokaler att fungera.

Statskontoret får en tydligare roll

För att myndigheterna inte ska lämnas ensamma med tolkningen får Statskontoret ett tydligare uppdrag att stötta planeringen. Myndigheten kan ta fram vägledning kring bland annat lämplig kontorsarea per anställd, lokalernas läge i Stockholmsområdet, samverkan och samlokalisering. Underlaget bygger på de nyckeltal för statens lokalanvändning som tagits fram inom ramen för ett tidigare regeringsuppdrag (ESV 2025:20).

Reformen är inte okontroversiell. Under remissrundan tillstyrkte Statskontoret samtliga förslag men efterlyste förtydliganden, medan Arbetsgivarverket avstyrkte kraven på samverkan och samlokalisering – bland annat med argumentet att stöd och riktning lämpligen ges i andra former än förordningstext, och att valet av lokal inte bara handlar om att hålla nere kostnader.

Vad det här betyder – och varför det känns bekant

För oss på Vakansa är beslutet en bekräftelse på något vi byggt hela vår verksamhet kring: Sveriges lokalfråga handlar sällan om brist. Den handlar om att lokaler står halvtomma, överdimensionerade eller outnyttjade delar av dygnet – medan andra samtidigt söker yta. En beläggningsgrad på 40–60 procent i statens kontor är inte ett kapacitetsproblem. Det är ett hushållningsproblem. Lösningen är inte att bygga mer, utan att använda det som redan finns bättre.

När staten – en av landets största lokalanvändare – nu gör lokaldelning till något som alltid ska prövas, flyttas hela samtalet framåt. Det som tidigare avfärdades som en trevlig sidoidé blir en fråga om ansvarsfull hushållning med gemensamma resurser. Och logiken gäller långt utanför myndighetsvärlden: samma resonemang håller för kommuner, regioner, företag och föreningar som sitter på ytor de inte fyller.

Vår plattform är byggd för just detta – att synliggöra lediga lokaler och matcha dem med dem som behöver yta, oavsett om det handlar om en dag, en kväll i veckan eller ett helt kontor. Sitter din organisation på lokaler som står tomma delar av tiden? Då kan de bli en tillgång i stället för en kostnad.

👉 Annonsera din lokal gratis på Vakansa – eller hitta en ledig lokal som passar just era behov.

Innehållet i denna artikel är en sammanfattning av regeringens beslut samt rapporter från Riksrevisionen och Finansdepartementet, och ska inte tolkas som juridisk rådgivning. Regler och praxis kan förändras. För den fullständiga innebörden hänvisar vi till originalkällorna nedan.

Vakansa är en lokaldelningsplattform med en vision om att främja en hållbar stadsutveckling, där vi möter människors lokalbehov utan att det ska byggas nytt. Vår mission är att synliggöra och tillgängliggöra olika lokaltyper för alla möjliga tillfällen. Målet är att lokaler ska användas – inte stå tomma!

– Robin Rushdi Al-sálehi, samhällsplanare, hållbarhetsspecialist och grundare av Vakansa.se

Källor

• Myndigheternas lokalkostnader ska minska – pressmeddelande, Finansdepartementet (18 juni 2026)
• En effektivare och mer ändamålsenlig anskaffning och användning av lokaler – promemoria, Finansdepartementet (Fi2025/02168)
• Kostsam kvadratjakt – statens användning och anskaffning av kontorslokaler (RiR 2025:17), Riksrevisionen
• Regeringens skrivelse 2025/26:65 – Riksrevisionens rapport om statens användning och anskaffning av kontorslokaler
• Förordning (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning – riksdagen.se