Hur många kvadratmeter kontor behövs per anställd?
Hur många kvadratmeter kontor behöver man per anställd? Det finns ingen universell siffra, men omkring 15 m² kontorsyta per anställd kan användas som en relevant jämförelsenivå för moderna och yteffektiva kontor.
Hybridarbete har samtidigt gjort måttet mindre träffsäkert. För många företag är den viktigaste frågan inte längre hur många som är anställda – utan hur många som faktiskt befinner sig på kontoret samtidigt.
Hur många m² kontor per anställd är normalt?
I Riksrevisionens rapport Kostsam kvadratjakt – statens användning och anskaffning av kontorslokaler framgår att den genomsnittliga kontorsarean bland de granskade statliga myndigheterna minskade från omkring 28 m² per anställd 2014 till 22 m² 2023.
Riksrevisionen använder samtidigt 15 m² per anställd som jämförelsenivå för effektivare kontorsanvändning. Skatteverket har exempelvis ett mål på cirka 12–14 m² per anställd vid moderna kontorslösningar, medan Försäkringskassan planerar för omkring 15 m² per anställd vid nya kontorsanskaffningar.
Det betyder inte att alla företag bör sikta på exakt 15 m². Lokalbehovet påverkas av verksamhet, planlösning, mötesbehov, arbetsmiljö och hur ofta personalen faktiskt är på kontoret.
Antal anställda
Kontorsyta vid 15 m²/person
10 personer - 150 m²
20 personer - 300 m²
30 personer - 450 m²
50 personer - 750 m²
100 personer - 1 500 m²
Ett företag med 50 anställda skulle alltså enligt detta riktmärke behöva ungefär 750 m² kontorsyta.
Men verkligheten kan se helt annorlunda ut. Om företaget har 50 anställda men vanligtvis bara 30 personer på kontoret samtidigt kan det vara mer relevant att dimensionera lokalen efter den faktiska beläggningen och sedan lägga till kapacitet för mötesrum, sociala ytor, tysta arbetsplatser och dagar med högre närvaro.
Hybridarbete förändrar hur stort kontor man behöver
Ett företag med 100 anställda behöver inte nödvändigtvis 100 permanenta arbetsplatser. Om bara 50–60 personer vanligtvis befinner sig på kontoret samtidigt kan stora delar av lokalen stå oanvänd under veckan.
Riksrevisionen konstaterar också att distansarbetet har skapat nya möjligheter att effektivisera kontorsanvändningen. Samtidigt innebär hybridarbete ofta ett större behov av mötesrum, projektytor, samtalsrum och sociala miljöer, även om behovet av individuella skrivbord minskar.
Därför är kvadratmeter per anställd ett ganska trubbigt mått. För många organisationer är det minst lika relevant att mäta hur många som faktiskt är på plats, beläggningsgrad, användningen av mötesrum och kostnaden per använd arbetsplats.
Ett kontor kan vara fullt på tisdag och nästan tomt på fredag
Kontorsytor är inte bara mer eller mindre utnyttjade sett till yta. De är också mer eller mindre utnyttjade över tid.
Ett mötesrum kanske används tre timmar om dagen. Ett utbildningsrum kanske används två gånger i månaden. En hel kontorsdel kan vara full på tisdag men nästan tom på fredag.
På Vakansa kallar vi detta tidsvakans – ytor som behövs ibland men står oanvända under andra delar av tiden.
Det innebär att bättre lokaleffektivitet inte alltid kräver en flytt till ett mindre kontor. I vissa fall kan lösningen istället vara att använda den befintliga lokalen bättre eller dela ledig kapacitet med andra verksamheter.
Hur mycket kan effektivare kontorsyta betyda?
Skillnaden mellan 22 och 15 m² per anställd blir snabbt stor. För en organisation med 500 anställda motsvarar 22 m² per person 11 000 m², medan 15 m² motsvarar 7 500 m².
Det är en skillnad på 3 500 m² kontorsyta.
Och varje extra kvadratmeter innebär mer än bara hyra. Lokalen ska också värmas, ventileras, städas, möbleras och underhållas.
Riksrevisionen uppskattar statens samlade kontorskostnader till omkring 10–15 miljarder kronor per år. I ett räkneexempel där myndigheter använder 15 m² per anställd och i större utsträckning väljer mindre centrala lägen uppskattas den möjliga kostnadsminskningen till 2,5–4 miljarder kronor per år. Riksrevisionen betonar att detta är en grov uppskattning och att förutsättningarna varierar mellan olika kontorsmarknader. Den största effektiviseringspotentialen kommer dock från minskade kontorsytor.
Mindre kontor är inte automatiskt bättre
Målet bör inte vara så få kvadratmeter som möjligt, utan så mycket nytta som möjligt per kvadratmeter.
Ett kontor kan vara litet men fortfarande ineffektivt om det saknas mötesrum, arbetsmiljön blir dålig eller medarbetarna undviker lokalen eftersom den inte fungerar för deras arbete.
För att bedöma hur stor kontorsyta ett företag faktiskt behöver är det därför bättre att utgå från faktisk användning: Hur många är normalt på plats samtidigt? Hur varierar närvaron under veckan? Vilka rum används mycket respektive lite? Hur många arbetsplatser står regelbundet tomma? Och finns det ytor som skulle kunna delas när de inte används?
Hur många m² per arbetsplats behövs?
Det är viktigt att skilja mellan kontorsyta per anställd och själva ytan runt ett skrivbord.
När exempelvis 15 m² per anställd används som riktvärde handlar det om den totala kontorsytan fördelad på antalet anställda. Där ingår exempelvis mötesrum, kök, korridorer, sociala ytor, toaletter och andra gemensamma funktioner.
Det betyder alltså inte att varje skrivbord behöver 15 m².
Så hur många kvadratmeter kontor behövs per person?
Som grov utgångspunkt kan 15 m² kontorsyta per anställd vara ett relevant riktmärke för ett modernt och relativt yteffektivt kontor. Det är däremot ingen officiell standard och passar inte alla verksamheter.
För hybridorganisationer är en bättre fråga:
Hur många människor behöver använda lokalen samtidigt – och vad behöver de kunna göra där?
För vissa företag innebär bättre lokaleffektivitet att flytta till mindre lokaler. För andra handlar det om en bättre planlösning. I ytterligare andra fall kan delar av lokalen som står tomma under veckan delas med andra verksamheter.
Det viktiga är därför inte att varje företag ska nå exakt 15 m² per anställd, utan att förstå hur de kvadratmeter man redan betalar för faktiskt används.
Den mest resurseffektiva kvadratmetern är trots allt ofta den som redan finns – men som kan användas bättre.
Vanliga frågor om kontorsyta per anställd
Hur många kvadratmeter kontor behövs per anställd?
Omkring 15 m² kontorsyta per anställd kan användas som en jämförelsenivå för ett modernt och relativt yteffektivt kontor. Det verkliga behovet beror på verksamhet, planlösning och hur många som faktiskt befinner sig på kontoret samtidigt.
Hur stort kontor behövs för 20 personer?
Vid 15 m² per person motsvarar det omkring 300 m² kontorsyta.
Hur stort kontor behövs för 50 personer?
Vid 15 m² per person blir riktvärdet omkring 750 m². Om många arbetar hybrid kan det faktiska lokalbehovet vara lägre.
Är 15 m² per anställd en officiell standard?
Nej. Det är ingen generell svensk standard eller lag. Riksrevisionen använder 15 m² per anställd som jämförelsenivå i sin granskning av statliga kontorslokaler.
Om författaren
Robin Rushdi Al-sálehi
Samhällsplanerare, hållbarhetsspecialist och grundare av Vakansa. Robin skriver om lokaldelning, lokaleffektivitet, delningsekonomi, fastigheter och hållbar stadsutveckling.