10 vanligaste hindren vid lokaldelning

Efter pandemin och restriktionerna som släppte, bestämde vi oss på Vakansa för att ta reda på vilka de vanligaste hindren vid lokaldelning var hos verksamheter. Under 2023 fick vi på Vakansa beviljade medel från ”Innovativa startups steg 2” för vårt projekt ”Lokaldelning för hållbara fastigheter”. Ett projekt med syftet att vidareutveckla vår plattform på ett itererande sätt & enlighet med de behov, problem & önskemål som våra kunder har när det kommer till att göra lokaldelning till norm.

Klicka här om du vill du läsa om andra forskningsprojekt, rapporter eller examensarbeten kring delningsekonomi som Vakansa bidragit i.

Projektet fokuserade på fastighetsägare och hindren de ser när det kommer till att uppmuntra, riskminimera eller hjälpa till att hantera andrahandsuthyrningar för sina hyresgäster. Men projektet fokuserade framförallt på hyresgästerna i form av företag, föreningar, kommuner och organisationer som kan tänka sig att hyra ut i andrahand, men behöver hjälp med att underlätta det på olika sätt.

Målet under projektet var att försöka gräva fram så många insikter som möjligt om våra kunders förutsättningar och hinder när det kommer till samnyttjande av lokaler, dela eller hyra ut lokaler i andrahand och optimera lokalerna, samt undersöka behovet av digitala kringtjänster.

Resultatet från Vakansas vinnovaprojekt kring hindren

Resultatet från projektet, som avslutades våren 2024, kring de vanligaste hindren vid lokaldelning sammanfattar vi här nedan:

* Matcha hyresgäster med varandra

* Hantering av utryckningar av vakter och larmsystem

* Hantera försäkringsfrågan om något går sönder

* Kommunikationskanal som är öppen mellan hyresgästerna som samsas om lokalerna 

* Lösning för nyckelhanteringen

* Hantering av ytor efter verksamhetstid: Handlar framförallt om att personal från den lokalägande hyresgästen, som önskar hyra ut, inte finns på plats och att de inte vill ha ökade personalkostnader.

* Göra brandskyddsbesiktning

* Hantering av felanmälningar

* Hantera ökad städning och återställning av lokaler

* Ha ett fungerande bokningssystem

* Skriva avtal och hantera avtal

* Godkännande om andrahandsuthyrning av fastighetsägaren

* Att få betalningssystem med fakturering och hantering inkasso att funka

* Hantering av deposition

* Att få instruktioner/ordningsregler kring lokalerna att funka

Varför skolor inte hyr ut sina lokaler

Många av dessa hinder kan vi även återse i andra rapporter och rörande andra lokaltyper. Ett sådant exempel är idrottshallar och gymnastiksalar, där vi i våras kommenterade en rapport som getts ut av Centrum för idrottsforskning och Spacescape. Nedan hittar du en sammanfattning över vilka de främsta anledningarna är till varför skolor inte hyr ut sina idrottshallar utifrån rapporten:

När det kommer till hinder hos kommunala skolor:

– Dålig erfarenhet av uthyrning

– För liten lokal enligt skolan eller kommunen

– Lokalen nås endast genom andra skollokaler

– Larm- och passersystem är inte anpassat för externa användare

– Risk för och dåliga erfarenheter av skadegörelse

Friskolor hade liknande hinder, men också andra som till exempel:

– Att de inte har tillgång till digitala bokningssystem

– Att det är svårt att konkurrera med kommunala hallarnas subventionerade priser

– Att de upplever att det inte finns någon efterfrågan.

– Risk för skadegörelse och merjobb

– Brist på larm, brandskydd, personal, försäkringsfråga

Andra hinder som skolorna uppger:

Enligt rapporten varierar det även stort när det kommer till hur stor kontroll skolorna själva har över sina lokaler. Vanligast är att kommunen via idrottsförvaltningen styr bokningarna, vilket gör att skolorna har begränsad rådighet. Det framkommer dock också att vissa kommuner där skolorna har mer rådighet säger skolorna oftare nej till uthyrning. Det verkar också finnas en typ av problem att matcha hyresgäster där vissa hallar inte nyttjas för att de inte uppfyller idrottsrörelsens behov vad gäller storlek eller utrustning.

Stockholm stad försöker öppna upp sina idrottshallar

Stockholms stad har budgeterat 6.5 miljoner för att öppna upp idrottshallar i Stockholm och där María-Elsa Salvo verkar driva på. Indikatorn om att mäta antal nyttjade timmar efter skoltid är bra, men det finns mycket mer och som vi jobbar med i flera forskningsprojekt och vore kul att hjälpa min kära stad att optimera ytorna ännu mer för föreningslivets, kulturlivets och civilsamhällets skull!

Ps: hör av dig vid intresse – vi på Vakansa har tagit fram KPI:er för att mäta nyttjandegrad och beläggningsgrad!

Digitala kringtjänster för att lösa de vanligaste hindren vid lokaldelning

För att underlätta ett samnyttjande av lokaler, efter att två eller flera hyresgäster hittat varandra för att dela lokaler med varandra, kan det ibland krävas hjälpmedel. Exempel på dessa hjälpmedel är:

– Ett flexibelt bokningssystem som kan användas av flera olika organisationer

– Digitalt nyckelhanteringssystem för att ta emot, administrera och identifiera användare som önskar nyttja ytor och lokaler när personal inte finns på plats

– Identifiera efterfrågan och hitta långsiktiga andrahandshyresgäster som passar er organisation!

Vi på Vakansa har hjälpt många att hitta hyresgäster som blivit en perfekt match – testa hyra ut via vakansa idag eller hör av dig till oss för att få hjälp med kringtjänster som kan underlätta er lokaluthyrning!

Men det viktigaste är att man vill börja dela lokaler

Det går inte att undvika att dela lokaler med andra, att samnyttja lokaler samtidigt eller olika tider, är en handling som kräver vilja. Att man ser nyttorna med att dela lokaler och att det är tydliga ramar som styr hur och när ytorna ska användas, och av vem. Ibland behövs det bara en vaktmästare, en lärare, en receptionist eller en kollega som tycker att det är tillräckligt viktigt – att ytor används istället för att stå tomma.

Dessa människor gillar vi allra mest på Vakansa, då de ser att det egentligen inte är så jobbigt och att många hindr ofta är överdrivna antaganden. Där man fastnar i vad som kan hända, innan man ens försökt och inte fått känna på alla fördelar som det också kommer med.

Testa istället! Du kan också höra av dig till mig så berättar jag om alla de lyckade samnyttjanden vi bidragit till.

– Robin Rushdi Al-sálehi, utbildad samhällsplanare och hållbarhetsspecialist, samt grundare av Vakansa.se

Vakansa är en lokaldelningsplattform med en vision om att främja en hållbar stadsutveckling, där vi möter människors lokalbehov, utan att det ska byggas nytt. Vår mission är att synliggöra och tillgängliggöra olika lokaltyper för alla möjliga tillfällen.

Har ni lokaler ni önskar hyra eller hyra ut? Klicka nedan och välkommen till Vakansa!

Klicka här om du vill: Hyr ut lokal

Klicka här om du vill: Hyra lokal